Wypowiedzenie umowy B2B to dokument, który kończy współpracę pomiędzy przedsiębiorcami zgodnie z warunkami zapisanymi w kontrakcie albo wynikającymi z przepisów prawa. Taki wzór powinien być prosty, czytelny i jednoznaczny, aby druga strona nie miała wątpliwości, kto składa oświadczenie, jakiej umowy dotyczy wypowiedzenie oraz od kiedy ma ono wywołać skutek.
W praktyce dobrze przygotowane wypowiedzenie umowy B2B zawiera przede wszystkim dane obu stron, datę i miejsce sporządzenia, wskazanie umowy, podstawę wypowiedzenia, okres wypowiedzenia oraz podpis. W wielu przypadkach warto doprecyzować także sposób rozliczenia wykonanych usług, termin zwrotu dokumentów, sprzętu lub dostępów oraz adres do dalszej korespondencji. Najważniejsze jest precyzyjne oznaczenie umowy i zachowanie terminu wypowiedzenia.
Wzór poniżej ma charakter uniwersalny i można go dostosować do różnych rodzajów współpracy, na przykład umowy o świadczenie usług, stałej obsługi marketingowej, IT, sprzedażowej czy doradczej. Należy jednak zawsze sprawdzić, czy sama umowa nie przewiduje szczególnych zasad jej rozwiązania, takich jak forma pisemna, wypowiedzenie ze skutkiem na koniec miesiąca albo obowiązek wcześniejszego wezwania do usunięcia naruszeń. Treść wypowiedzenia powinna być zgodna z zapisami kontraktu.
| Wypowiadający [Nazwa firmy / imię i nazwisko] [Adres] NIP: [NIP] E-mail: [e-mail] |
Adresat [Nazwa firmy / imię i nazwisko] [Adres] NIP: [NIP] E-mail: [e-mail] |
Wypowiedzenie umowy B2B
Najważniejsze postanowienia końcowe
- Umowa ulegnie rozwiązaniu z dniem [data rozwiązania].
- Strony dokonają rozliczenia usług wykonanych do dnia rozwiązania umowy zgodnie z jej postanowieniami.
- Zwrot dokumentów, sprzętu, dostępów lub materiałów nastąpi do dnia [data], o ile dotyczy.
- Wszelka dalsza korespondencja powinna być kierowana na adres wskazany powyżej.
Potwierdzenie doręczenia
| Sposób doręczenia | Data nadania / przekazania | Uwagi |
|---|---|---|
| List polecony / kurier | [data] | [numer przesyłki] |
| [data] | [adres e-mail] | |
| Osobiście | [data] | [imię i nazwisko odbierającego] |
| …………………………………. podpis wypowiadającego |
…………………………………. potwierdzenie odbioru |
jak korzystać z wzoru wypowiedzenia umowy B2B
Ten wzór wypowiedzenia umowy B2B został przygotowany w możliwie uniwersalnej formie, dlatego można go wykorzystać przy wielu typach współpracy między firmami. Najczęściej sprawdzi się wtedy, gdy strony zawarły umowę o świadczenie usług i przewidziały zwykłe wypowiedzenie z określonym terminem. Wystarczy uzupełnić dane stron, datę zawarcia kontraktu, podstawę wypowiedzenia i dzień, w którym współpraca ma się zakończyć.
Najważniejsze jest, aby wypowiedzenie umowy B2B odpowiadało dokładnie zapisom samej umowy. Jeżeli kontrakt wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, samo wysłanie e-maila może nie wystarczyć. Jeżeli strony ustaliły miesięczny okres wypowiedzenia liczony od końca miesiąca, trzeba to uwzględnić przy wskazywaniu daty rozwiązania. Błąd w tym miejscu może prowadzić do sporu o to, czy umowa nadal trwa.
co można zmodyfikować w dokumencie
uzasadnienie wypowiedzenia
W zwykłym wypowiedzeniu nie zawsze trzeba podawać przyczynę, chyba że taki obowiązek wynika z kontraktu. Mimo to w praktyce warto krótko wskazać powód zakończenia współpracy, zwłaszcza gdy wypowiedzenie następuje ze skutkiem natychmiastowym. Ułatwia to późniejsze wyjaśnienia i porządkuje komunikację między stronami.
rozliczenia i zwrot mienia
Jeżeli w ramach współpracy przekazywano sprzęt, dokumenty, dostęp do systemów, materiały marketingowe albo poufne dane, dobrze dopisać osobny akapit o obowiązku ich zwrotu lub usunięcia. Można też rozszerzyć wzór o zapis dotyczący faktury końcowej, rozliczenia zaliczek, kar umownych albo przekazania rozpoczętych projektów. To szczególnie ważne przy stałej obsłudze IT, marketingowej i consultingowej.
na co uważać przy wypowiadaniu umowy B2B
Przed wysłaniem dokumentu należy sprawdzić, kto zgodnie z CEIDG, KRS albo pełnomocnictwem jest uprawniony do reprezentowania firmy. Warto także zachować dowód doręczenia, ponieważ to na jego podstawie często liczy się bieg okresu wypowiedzenia. Bezpiecznym rozwiązaniem bywa wysłanie pisma jednocześnie kilkoma kanałami, na przykład listem poleconym i e-mailem.
Jeżeli umowa B2B zawiera klauzule o zakazie konkurencji, poufności, przeniesieniu praw autorskich lub obowiązku dalszego wsparcia po zakończeniu współpracy, te postanowienia mogą nadal obowiązywać także po rozwiązaniu umowy. Dlatego samo wypowiedzenie nie kończy automatycznie wszystkich zobowiązań. W razie wątpliwości warto porównać treść wzoru z umową i dopiero wtedy przekazać gotowe wypowiedzenie drugiej stronie.