Dokument szacowanie wartości zamówienia służy do uporządkowanego ustalenia przewidywanej wartości planowanego zakupu jeszcze przed wszczęciem postępowania. To ważny etap, ponieważ od prawidłowej wyceny często zależy wybór właściwej procedury, sposób dokumentowania rozeznania rynku oraz zgodność działań z przepisami i zasadą gospodarności.
Dobry wzór powinien zawierać opis przedmiotu zamówienia, wskazanie terminu wykonania szacowania, źródła przyjętych cen, przyjętą metodologię oraz końcowy wynik kalkulacji. W praktyce warto dodać także informacje o osobie sporządzającej dokument, komórce wnioskującej i ewentualnym podziale zamówienia na części. Dzięki temu dokument jest czytelny, łatwy do weryfikacji i przydatny podczas kontroli.
Charakterystyczną cechą takiego formularza jest jego prostota i powtarzalność. Nie powinien być rozbudowany ponad potrzebę, ale musi pozwalać wykazać, skąd pochodzi oszacowana kwota i dlaczego została przyjęta właśnie w takiej wysokości. Poniżej znajduje się prosty wzór, który można wykorzystać jako punkt wyjścia do przygotowania własnego dokumentu w organizacji.
Szacowanie wartości zamówienia
1. opis przedmiotu zamówienia
2. podstawa i metoda szacowania
- analiza cen z ofert rynkowych,
- porównanie z wcześniejszymi zamówieniami,
- informacje ze stron internetowych wykonawców,
- kalkulacja własna lub kosztorys.
3. zestawienie źródeł cen
| Źródło | Zakres / opis | Wartość brutto |
|---|---|---|
| Oferta 1 | [opis porównywanego zakresu] | [kwota] |
| Oferta 2 | [opis porównywanego zakresu] | [kwota] |
| Oferta 3 / kosztorys | [opis porównywanego zakresu] | [kwota] |
4. wynik szacowania
5. uwagi i zatwierdzenie
jak korzystać z tego wzoru
Przedstawiony wzór dokumentu można wykorzystać zarówno w sektorze publicznym, jak i w firmach prywatnych, które chcą uporządkować proces zakupowy. Najważniejsze jest, aby szacowanie wartości zamówienia było wykonane przed rozpoczęciem procedury wyboru wykonawcy i opierało się na realnych, możliwych do wykazania danych. W praktyce najlepiej przechowywać wraz z formularzem także załączniki, takie jak wydruki ofert, zrzuty ekranów, korespondencję mailową czy uproszczony kosztorys.
co można zmodyfikować
We wzorze warto dostosować sekcję dotyczącą źródeł cen do specyfiki organizacji. Jeśli zamówienia są powtarzalne, można dodać kolumnę z odniesieniem do poprzednich zakupów. Gdy przedmiot zamówienia jest bardziej złożony, dobrym rozwiązaniem będzie rozszerzenie opisu o parametry techniczne, ilości, lokalizację realizacji albo przewidywany termin wykonania. Przy większych zakupach często dodaje się też pole dotyczące kursu euro, wartości netto oraz informacji o ewentualnym podziale zamówienia na części.
na co uważać przy szacowaniu wartości zamówienia
Najczęstszy błąd polega na zbyt ogólnym opisie przedmiotu zamówienia. Jeżeli zakres nie jest jasny, porównywane oferty mogą dotyczyć różnych świadczeń, a wtedy końcowa kalkulacja przestaje być miarodajna. Trzeba również uważać, aby nie zaniżać wartości przez pominięcie elementów dodatkowych, takich jak transport, wdrożenie, serwis, licencje, szkolenia czy opcje przewidziane do realizacji.
Ważna jest także aktualność danych. Rozeznanie rynku powinno być możliwie świeże, zwłaszcza tam, gdzie ceny szybko się zmieniają. Jeżeli od sporządzenia dokumentu do wszczęcia postępowania upłynęło dużo czasu, warto powtórzyć analizę albo sporządzić krótką aktualizację szacowania. To szczególnie istotne przy usługach sezonowych, materiałach budowlanych i zakupach technologicznych.
dodatkowe elementy warte dodania
Jeżeli dokument ma funkcjonować w obiegu wewnętrznym, można uzupełnić go o numer sprawy, znak komórki organizacyjnej, miejsce na akceptację kierownika oraz wykaz załączników. W bardziej formalnych procedurach przydaje się też krótkie uzasadnienie przyjętej metody obliczeń, na przykład wskazanie, czy zastosowano średnią z ofert, medianę, czy najbardziej reprezentatywną cenę rynkową.
Dobrze przygotowane szacowanie wartości zamówienia nie musi być rozbudowane. Powinno być natomiast jasne, spójne i łatwe do obrony w razie pytań kontrolnych lub wewnętrznej weryfikacji. Im czytelniej pokazane są źródła cen i sposób kalkulacji, tym bezpieczniejszy jest cały proces zakupowy.